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1  Para todos / Actualización 3.0.8 / Generalidades : 15 de Mayo de 2009, 12:19:24
Ésta actualización bien podría ser una nueva versión por la cantidad de módulos nuevos y mejoras que se han introducido.

  • Rediseñado el menú principal, acomodando las nuevas opciones y situando otras en lugares más adecuados.
  • Nuevo módulo de control de almacén, donde se ha dispuesto de una tabla arbolada de Familias, Fabricantes y Artículos.
  • Nuevo módulo de compras, incluyendo tabla de Proveedores, Pedidos, Albaranes y Facturas.
  • Nuevo módulo de Impuestos, que permitirá configurar el IVA ó el IGIC, así como los impuestos especiales de Ceuta y Melilla.
  • Nuevo módulo de Remesas de Pagos a Proveedores, según la norma 34 de la AEB.
  • Nuevo módulo de Entidades Públicas y Subvenciones, que darán mucho juego a partir de ahora.
  • Nuevo submódulo de Gestión del Comedor en los formularios de Actividades.
  • Resideñado el submódulo de "Libros de Texto" y "Material/Equipamiento" de Actividades.
  • Nuevo módulo de Facturas de venta, tanto para los Padres/Tutores como Entidades Públicas.
  • Nuevo módulo de Impresión de Carnets de Socio tanto para Padres/Tutores como Alumnos, guiado por un asistente.
  • Resideñado el formulario de asientos de tesorería, para dar cabida a los nuevos enlaces de Proveedores y Entidades Públicas.
  • Resideñado el formulario de Contactos, permitiendo crear un mail ó sms directamente.
  • Se han incluido en el fichero de contactos los Proveedores, Monitores y Componentes de la Junta Directiva.
  • Primera integración del Api de Google Maps.

Una marea de novedades que explicamos en los siguientes post.
2  Para todos / Actualización 3.0.8 / Instalación : 15 de Mayo de 2009, 11:55:16
Como viene siendo habitual, descarga el archivo GesAMPA.vam a la carpeta \GesAMPA y sustituye el existente, nada más.

Si tienes instalada una versión anterior a la 3.0.7, descarga e instala primero esa y después la 3.0.8.
3  Documentación / Copias de Seguridad remotas FTP / Mantenimiento remoto : 16 de Octubre de 2008, 04:35:02
Pulsando la opción 2 del menú principal no dá acceso al control de nuestras copias de seguridad que se encuentran alojadas en el servidor ftp.



En la parte superior de la pantalla se encuentran las opciones básicas de gestión de ficheros como

1. Refrescar
Se conecta al servidor y vuelve a leer los archivos que están presentes en él.

2. Renombrar
Permite cambiar el nombre al archivo que en ese momento tenemos seleccionado.



3. Borrar
Elimina físicamente del servidor el archivo seleccionado.

4. Descargar
Descarga, desde el servidor, el archivo seleccionado a nuestro ordenador, ubicándolo en la carpeta principal de gesAMPA. Una vez finalizado el proceso nos avisará con un mensaje.



A partir de aquí, se actualizan los datos en pantalla del último archivo descargado.



Sólo nos queda decirle al programa que inicie el proceso de descomprimir el archivo y sustituir los archivos que correspondan. Para ello pulsamos en la opción "Restaurar copia de seguridad" ubicada en la parte central derecha de la pantalla.

Nos aparecerán mensajes de confirmación como los siguientes





Al aceptar, se abrirá una ventana donde se visualiza el proceso de descompresión y sustitución de los archivos contenidos en la copia de seguridad que nos hemos descargado, con lo que finaliza todo el proceso.



4  Documentación / Copias de Seguridad remotas FTP / Crear copia de seguridad remota ftp : 16 de Octubre de 2008, 02:32:47
Nada más arrancar, el programa se conecta con el servidor ftp y comprueba si existen copias de seguridad anteriores. Naturalmente la primera vez que se accede nos mostrará un mensaje advirtiendo de ello.

A continuación carga el sistema de menu y pantallas, situándose por defecto en la opción 1. Crear y enviar Backup.

La pantalla queda divida en dos partes, a la izquierda presenta la información de conexión con el servidor ftp y las 3 opciones del menú. En la parte derecha botones y cuadros de información.



El proceso de creación y envío es sencillo y rápido, y lo podemos resumir en 3 pasos básicos.

1. Selección de los archivos que deseamos copiar.

Por defecto, el programa selecciona TODOS los archivos que están y cuelgan de la carpeta GesAMPA. Si deseamos descartar algunos bastará situarse en la carpeta que nos interesa, hacemos doble click en ella, con lo que a continuación tendremos un formulario con el siguiente aspecto



Excluir uno o varios archivos es tan fácil como marcarlos y pulsar el botón "Excluir archivos seleccionados". Los cambios se reflejan automáticamente en la dos rejillas, quedando de esta forma



Si hemos excluido algunos archivos y nos arrepentimos siempre podemos hacer la operación inversa. En el caso de querer un backup completo, cerramos el formulario y pulsamos el botón "Refrescar" situado en la parte superior de la pantalla. El programa vuelve a leer toda la estructura de carpetas y archivos y selecciona todos.

2. Crear archivo.

Pulsando este botón, se inicia el proceso de comprimir todos los archivos seleccionados, generando un archivo en formato zip totalmente compatible. A continuación se abrirá una ventana donde se verá el progreso de éste proceso.


Una vez finalizado, la ventana se cierra y se actualizará el apartado "Último archivo creado", indicándonos el nombre del archivo zip, el número de archivos que lo contienen, y su tamaño en Kbytes.


En el ejemplo. el archivo se ha creado el dia 15 de octubre de 2008, a las 21:03 horas. Teóricamente podríamos tener una copia de seguridad cada minuto.

El nombre del archivo nos indica el dia, mes, año, hora y minuto en que fué creado. Éste nombre podremos variarlo cuando ya se encuentre alojado en el servidor, accediendo a la opción 2 del menú de opciones.


3. Enviar.

Llegamos a la última fase, subier el archivo que hemos creado al servidor. Basta pulsar el botón "Enviar" con lo que el programa iniciará la subida de los datos.


La velocidad depende de muchos factores, el tipo de conexión a internet que disponga, el estado de saturación de la línea y del servidor, y el tamaño del archivo. Deja al programa hacer su trabajo y mientras tómate un buen café ... o lo que quieras.

Una vez subido al servidor, el programa nos informará del fin del proceso.

Hay un dato que conviene saber y que todas las operadoras omiten en su publicidad:
la conexión de bajada no es la misma que la de subida.

Qué significa ésto?

Pues que si tienes una conexión de 3 Megas, se refiere a la velocidad de bajada, la que  descarga datos desde un servidor a tu ordenador. La de subida, desde tu ordenador a un servidor, suele reducirse de un 10% - 20% en los mejores casos. Éste es el porqué de tanta lentitud.

5  Documentación / Copias de Seguridad remotas FTP / Por donde empiezo ? : 16 de Octubre de 2008, 02:15:09
Las copias de seguridad remotas ftp nos permiten tener en lugar seguro, fuera de nuestro ordenador, una réplica exacta de los datos y programa, en un solo archivo de formato zip (comprimido).

Este sistema presenta ventajas importantes comparadas con lo que hasta ahora se venía haciendo, grabar cd,s y guardarlos en el cajón de la mesa. Ahora tienes la seguridad que tus datos están guardados en un sitio seguro, a miles de kilómetros de distancia, y que en el caso de desastre se podrá recuperar la información en cualquier momento. Otro aspecto es el ahorro de costes, ya que para el usuario de GesAMPA v3 es un servicio completamente gratuito.

Para acceder al sistema de copias de seguridad remotas ftp debes pulsar el acceso ubicado en el apartado D. del menú principal de Configuración.

El programa no se ejecutará si no hemos introducido los datos de configuración en el formulario de datos de configuración del AMPA, pestaña copias seguridad.

Tras pulsarlo GesAMPA v3 se cerrará y abrirá el programa ftp de forma automática. Cuando terminemos de trabajar con él, pulsando el botón cerrar, se volverá a abrir GesAMPA pidiendo el nombre de usuario y la clave de acceso.
6  Sugerencias / Mejorar GesAMPA / Personalizador de Informes de Velneo : 15 de Octubre de 2008, 11:29:10
Ya está disponible en nuestro servidor para su descarga el personalizador de informes de Velneo, con el que podrá crear y modificar los informes de GesAMPA a su antojo.

Puede descargarlo en la siguiente dirección:

http://gesampa.com/downloads/Velneo-vReports-640-ES-Setup.exe
7  Sugerencias / Mejorar GesAMPA / Nueva versión 3.0.4 : 15 de Octubre de 2008, 11:22:56
Nueva actualización de urgencia al haberse detectado una omisión en la gestión de las cuentas bancarias del AMPA, exactamente el sufijo para la domiciliación bancaria.

Por favor, acceda a la opción "Todas las cuentas bancarias" del menu de Tesorería (también puede hacerlo en el menu configuración, datos de la asociación). Haga doble click en cada una de las cuentas bancarias que tenga creadas, y pulse el boton aceptar en el formulario de cada una. De esta forma se crea el sufijo necesario para una correcta domiciliación bancaria.

Por otro lado, existía un problema con la impresión del carnet de socio de los Padres/Tutores desde su formulario. Ahora ya está corregido.

Rogamos disculpen las molestias causadas.
8  Sugerencias / Mejorar GesAMPA / Nueva versión 3.0.3 : 15 de Octubre de 2008, 11:16:59
Hace diez dias les remitimos la actualización 3.0.2 de GesAMPA con multiples novedades, entre las cuales no estaba una que sabemos es importante para ustedes:

la impresión de carnets de socio.

Con ésta actualización resolvemos de una forma fácil la impresión de estos documentos dejando abierta la "puerta" para un nuevo producto que también será de gran utilidad:  el personalizador de informes, programa independiente con el que podrá crear y modificar todo tipo de listados ajustándolos a sus necesidades. Lo tendrán disponible para su descarga en nuestra web la próxima semana.

Pero volvamos con los carnets de socios. Se han creado 2 modelos para los Padres/Tutores, uno con logotipo y otro sin el (recomendamos usar éste último hasta que no dispongan del personalizador de informes).  En la impresión se tiene en cuenta la situación de la unidad familiar (padres separados ó divorciados) de tal forma que si se detecta que el domicilio del Tutor1 es distinto del Tutor2 se imprimirá un carnet independiente para cada uno de ellos.

Por un lado se ha modificado el menú de Alumnos y Padres/Tutores añadiendo dos opciones de impresión directa, que no recomendamos utilizar a no ser que estén completamente seguros de querer imprimir todos a la vez.

Si es recomendable utilizar el botón "imprimir" situado en la parte inferior derecha de cada ficha de Padre/Tutor, de ésta forma sólo imprimirá el carnet de ese socio en concreto.

Los datos que se imprimen son:

- Nombre del AMPA
- Dirección completa y teléfono del AMPA
- Curso Escolar
- Nº Socio (se corresponde con el código de la ficha)
- Nombre completo del Tutor1 y Tutor2 (si corresponde)
- Domicilio completo
- Beneficiarios (alumnos relacionados que están de alta en el curso escolar)
- Nivel de cada uno de los alumnos.

Los otros 2 modelos de carnet se han creado para los alumnos, uno con logotipo y otro sin el (recomendamos utilizar éste último hasta que no dispongan del personalizador de informes). Se puede acceder a la impresión de 2 formas distintas, desde la rejilla de alumnos seleccionando el informe que se desea (le permitirá una vista previa para ver cómo quedaría) y la otra forma es desde la propia ficha del Alumno. En esa ficha se ha  modificado el botón que había abajo a la derecha "imprimir historial de tesorería" por el de "imprimir", que al pulsarlo se abrirá con la opción del botón anterior y las dos nuevas "carnet de socio" y "carnet de socio sin logo".

Los datos que se imprimen son:

- Nombre del AMPA
- Dirección completa y teléfono del AMPA
- Nº Socio (se corresponde con el código de la ficha del Padre/Tutor)
- Nombre completo
- Curso Escolar.
- DNI
- Nivel
- Dirección completa (se corresponde con la del Tutor1)
- Fotografía del alumno (ver comentario a continuación).

Debido al bajo coste que ha experimentado la fotografía con su tratamiento digital, hoy en dia es habitual el uso de este tipo de cámaras. Recomendamos que, si van a imprimir los carnets de alumnos, hagan una foto y la incluyan en la ficha de cada uno. El proceso suele ser identico para todo tipo de cámaras, haces la foto, la pasas al ordenador, y la incluyes en la ficha deseada. El coste de impresión es bajísimo para el AMPA y CERO para la familia del Alumno.
9  Como se hace? / Pregunta tus dudas / Re: Windows XP : 05 de Agosto de 2008, 11:46:38
La actual versión de GesAMPA v3 NO es compatible con Microsoft Windows Vista. Llorar

Podría citar un centenar de cambios que los Sres. de Microsoft han realizado en su sistema operativo y que no guardan compatibilidad con las versiones anteriores. Enojado

Si tu actual equipo viene con el Vista instalado siempre podrás crear una partición del disco duro e instalar en el una versión de XP. Así, al arrancar el ordenador, podrás elegir qué sistema quieres y de esta forma poder funcionar con GesAMPA sin problemas. Sonreir

Salu2
10  Sugerencias / Mejorar GesAMPA / Nueva versión 3.0.2 : 21 de Julio de 2008, 03:45:37
Relación de novedades que están disponibles en la actualización 3.0.2 de finales de septiembre de 2008.

En ésta actualización se han incorporado numerosas opciones y se han corregido algunos bugs menores. La relación de mejoras es la siguiente:

1. Nueva base de datos para incorporar las cuentas bancarias del AMPA. A partir de ésta versión se pueden gestionar múltiples cuentas. En el formulario de datos básicos del AMPA se ha incorporado una rejilla con las cuentas. Desde ella es posible añadir, modificar y borrar con posibilidad de incorporar una descripción "para que se usa". Además se puede marcar sólo una cuenta bancaria como predeterminada. También se han incorporado tres campos numéricos automáticos "Ingresos, Gastos y Saldo" que se actualizan a medida que se van pagando o cobrando los asientos de tesorería. De esta forma siempre sabremos el saldo de cada cuenta.

También se ha habilitado el acceso a ésta información en el menú de Tesorería, debajo de las cuentas contables, con opciones de "Nueva cuenta bancaria" y "Todas las cuentas bancarias". En ésta ultima opción se presentará, en la parte superior de la pantalla, una rejilla con todas las cuentas dadas de alta, y en la parte inferior los asientos de tesorería relacionados con cada una de ellas. Su funcionamiento es sencillo y rápido, basta hacer click en la cuenta deseada y la rejilla inferior se actualizará con los datos de tesorería correspondientes.

Naturalmente ésta nueva incorporación ha motivado bastantes cambios en el resto del programa:

- El formulario de "Asiento de Tesorería" se ha modificado incorporando el campo "Cuenta bancaria del AMPA", que deberá cubrirse cuando la forma de cobro/pago esté marcado como "Banco".

- El formulario de Actividades, en la pestaña de "Cuotas" también figura dicho campo. Es lógico ya que cuando se generan los recibos de las actividades la mayoría tendrán su forma de cobro como "Domiciliación bancaria"

- En el formulario de Remesas bancarias, también figura el campo, necesario para generar las remesas bancarias Norma 19 AEB.


2. Nuevo campo "No es Socio" en la base de datos de los Padres/Tutores. Ésta incorporación permite gestionar unidades familiares que no son socios del AMPA pero que si usan algunos de sus servicios.

3. En el mismo formulario de Padres/Tutores se ha incorporado, en la parte inferior, un botón "Asociar Alumno" que su propio nombre indica que hace. Pulsándolo el programa buscará alumnos que no tienen asignado ninguna ficha de Padres/Tutores y los presentará en un localizador para poder seleccionar el interesado.

4. Nuevas opciones de generación de correo electrónico masivo y comunicaciones escritas en los siguientes apartados del programa:

- Formulario de Actividad, pestaña "Alumnos", nuevo botón "Comunicados" en la parte inferior derecha con dos opciones: "Crear mail a los tutores" y "Crear cartas a los tutores".

- Menú de Alumnos, Padres y Tutores. Nueva opción "Mail cuotas próximo vencimiento" cuyo proceso genera mails con todos los asientos de tesorería pendientes de cobro que están dentro del periodo seleccionado.

- Comunicaciones escritas. Nuevo proceso automático "Cuotas con próximo vencimiento" el cual generará cartas tipo para todos los tutores que tengan pendiente de cobro algún recibo en el periodo seleccionado.

- Formulario de "Remesa bancaria". Se ha añadido en el botón "Opciones fichero" las opciones de "Crear mails de información" y "Crear cartas de información".


5. Menú de Actividades. Nueva opción "Alumnos de un Nivel inscritos en actividades extraescolares". Al pulsarlo se presenta un localizador para elegir el Nivel y a continuación preguntará si deseamos descartar las actividades finalizadas (importante tener cubiertos los campos fecha incial y final de cada actividad). Se presentará una rejilla con los datos de todos los alumnos del nivel seleccionado que están inscritos en actividades extraescolares. Ésta rejilla tiene asignado por defecto un listado agrupando las actividades de cada alumno. También se ha habilitado otro listado agrupando los alumnos por actividad.

6. El recálculo de saldos, opción disponible en el menú de Tesorería, debajo de "Cuentas contables", se ha actualizado para que también realice el cálculo en las cuentas bancarias del AMPA.


Esperamos que todas las novedades sean de interés y utilidad.


¡¡¡ RECUERDE HACER COPIAS DE SEGURIDAD !!!
11  Como se hace? / Pregunta tus dudas / Re: Problema con instalación : 15 de Junio de 2008, 03:58:30
Incidencia solucionada por mail.
12  Documentación / Qué es, como se hace / Rejillas : 01 de Mayo de 2008, 05:30:33
Las rejillas son el método universal de presentación de los datos de una tabla. Están compuestas de filas y columnas, cada fila es un registro de la tabla y cada columna es el campo de la tabla. Así una celda determinada está identificando un campo de un registro.

GesAMPA permite múltiples operaciones con los datos de las rejillas, gracias al entorno preprogramado de Velneo, con funcionalidades no presentes en ninguna otra base de datos conocida, como es la "navegación" entre tablas que veremos más adelante.



13  Documentación / Qué es, como se hace / Formularios : 30 de Abril de 2008, 02:50:38
Los Formularios son el medio para introducir datos en las tablas, aunque también se utilizan en algunos casos para las búsquedas complejas (multibúsqueda). Suelen  incorporar los siguientes objetos:

  • Campos
  • Separadores por pestañas
  • Rejillas
  • Botones


Campos

Son utilizados masivamente en todo el programa. En función del tipo de dato que pueda incorporar tendrá asociados controles para facilitar la entrada de la información.

Simple para escribir. En algunos casos incorpora un control interno para validar el dato introducido.

Simple con flechas arriba/abajo para cambiar su valor, tambíen funciona con las teclas del cursor.

Enlazado a maestro con controles. Su contenido se captura de la tabla enlazada. El botón que incorpora se activa pulsando F4, desplegándose un menú de opciones: F5 Seleccionar (localizador), F6 Modificar (abre el formulario de la ficha seleccionada).

Enlazado a tabla estática. Es una tabla cerrada que no permite modificación de ningún tipo. Otro ejemplo sería los meses del año, los grupos sanguíneos y factor RH.

Este campo es de tipo Booleano (si/no, 1-0, verdadero/falso)

Permite seleccionar una opción de las posibles que se presentan (como mínimo 2). Internamente suele estar definido como campo numérico.


Separadores por pestañas

Se utilizan cuando la información que debe presentarse en el formulario no cabe físicamente en él. De esta forma conseguimos tener tantos subformularios como pestañas hay en el separador.




Rejillas

Las rejillas (grids) se utilizan cuando se desea presentar la información que depende directamente de los datos del formulario, como en el ejemplo de la imagen en el que un Curso Escolar tiene varios Niveles asociados.

Según el contexto en el que se encuentre la rejilla estará permitido dar de alta un registro, modificarlo, borrarlo ó simplemente verlo, y en contadas ocasiones no podrás hacer nada.

La ordenación de los datos por el valor de una columna está siempre permitido haciendo click con el botón izquierdo del ratón en la cabecera de la columna deseada. Si queremos ordenarla en orden inverso podemos hacer click con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción "Invertir el orden de la lista" del menu de la rejilla. Tambíen podemos desde ese menú de la rejilla "Quitar de la lista el seleccionado" (no lo borra).


Botones

Todos los formularios los incorporan. Por regla general, con contadas excepciones, siempre están presentes los de Aceptar, Cancelar y Borrar.

Si has hecho alguna modificación en los datos del formulario debes pulsarlo para que sean grabados a disco.

Púlsalo cuando los cambios que has hecho en los datos del formulario no quieres que se graben. La tecla ESCape está asociada al botón, tú eliges: pulsa botón ó tecla ESC.

Si lo pulsas el registro actual se borrará físicamente de la tabla. En ocasiones el botón puede estar desactivado. Sólo podrás borrar si no hay registros de otras tablas que dependan de él.

Este tipo de botón engloba a otros. Pulsándolo nos aparece un pequeño menú con las opciones posibles.

Si estás utilizando el teclado puedes desplegar el menú asociado pulsando la barra espaciadora cuando el "foco" está en el botón.

El resto de botones que podamos encontrar en los formularios "disparan" procesos programados para realizar una operación concreta.

Todos los botones se pueden pulsar con el teclado pulsando la tecla de la barra espaciadora cuando tienen el foco en él. Es fácil saber cuando el foco está en el botón ya que se aprecia una línea interna discontínua y, en la gran mayoría de casos, cambia al color blanco.
14  Documentación / Qué es, como se hace / Localizadores : 30 de Abril de 2008, 02:34:22
Los encontrarás por todas partes porque son muy útiles para seleccionar datos.
Hay 3 modelos muy semejantes y su aspecto es de una pequeña ventana con una rejilla de datos, son:

Localizador con índices
Utilizados masivamente en los formularios para, p.ej. seleccionar un Padre/Tutor de la ficha de un Alumno, capturar un código postal para la dirección de un Monitor, etc. En la parte superior izquierda de la ventana se presenta un combo con los indices que se pueden escoger. A su derecha está el campo de búsqueda donde teclearemos el dato a buscar siempre en función del indice escogido. El resultado de la búsqueda se refleja automáticamente en la rejilla.



Localizador multiselección
Este tipo de localizador está enfocado a realizar selecciones múltiples, capturar varios registros a la vez. Los encontrarás, p.ej. en la captura de Alumnos para una Actividad. Normalmente no incorporan los indices de búsqueda por lo que sólo puedes buscar, encontrar y marcar los que te interesan en los checkbox que están en la primera columna de la rejilla.



Localizador simple
Nunca tiene los indices de búsqueda y tampoco la columna con los checkbox, solamente puedes buscar, encontrar y seleccionar uno.



Aplicable a los 3 tipos de localizadores: En algunas ocasiones te encontrarás el botón "Alta" a la izquierda del botón "Selec". Te permitirá añadir una nueva ficha en la base de datos relacionada con el localizador.
15  Documentación / Ficheros Maestros / Nacionalidades : 30 de Abril de 2008, 01:41:19

Esta base de datos te permite almacenar las nacionalidades que desees para asignárselas a los Alumnos y a los Padres/Tutores directamente en la ficha de cada uno.

Para tener acceso completo a todos los registros hacer click en la opción de menú "O. Todas las nacionalidades" ó pulsar la tecla O.

El reultado se presenta en una rejilla a pantalla completa donde está permitido el alta, modificación y borrado de los registros.

El formulario de edición presenta 2 campos "Código" (permite datos alfanuméricos y el "Nombre" (máx. 40 caracteres).

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